Hoe vraagt u een vergunning voor een evenement aan?

Nieuw reglement deelt evenementen op in drie categorieën

Hoogstraten kent talrijke evenementen. Organisatoren van occasionele evenementen dienen bij het evenementenloket een aanvraag in te dienen om een vergunning te kunnen krijgen. De basis van deze vergunning ligt bij de aanvraag en het reglement. Maar hoe vraagt u het beste uw evenement aan? We lichten graag het vernieuwde reglement aan u toe.

Moet ik mijn evenement aanvragen bij het evenementenloket?

  • Voor private evenementen geldt:
    Indien het evenement niet plaats vindt in de openbare ruimte of een semi-openbaar gebouw hoeft u uw evenement niet te melden of aan te vragen. U kan ook geen afwijkingen aanvragen. Bv. een verjaardagsfeest bij uw thuis, een BBQ met vrienden,…
    Indien het evenement plaats vindt in een semi-openbaar gebouw  met milieuvergunning klasse 3 of minder dient dit te worden gemeld bij het evenementenloket. Bijv. een babyborrel in de parochiezaal, een verjaardagsfeest in de parochiezaal,…
    Indien er een afwijking op de geluidsnormen nodig is (enkel voor semi-openbare gebouwen zonder klasse 2 milieuvergunning), dient er een vergunning aangevraagd te worden. Erkende verenigingen en handelaars kunnen voor hun privaat evenement onder bepaalde voorwaarden ook een inname doen van het openbaar domein. Hiervoor dient opnieuw een vergunning aangevraagd te worden volgens de gebruikelijke termijnen. Bijv. een buurtfeest op de straat, een tentje tijdens de solden,…
  • Voor openbare evenementen geldt:
    Indien het evenement plaats vindt in een vaste inrichting zonder afwijking geluidsnormen een verkeerswijziging of inname openbaar domein, dient er enkel een melding te gebeuren. Bv. een mosselfeest in de parochiezaal,…Voor alle andere openbare evenementen dient er een vergunning aangevraagd te worden. Zowel melding als vergunning gebeuren via het daarvoor bestemde aanvraagformulier. Dat vindt u hier.

Categorisering
Het evenementenloket heeft de occasionele evenementen opgedeeld in 3 categorieën. Door de evenementen te categoriseren hoopt het evenementenloket u sneller van dienst te kunnen zijn. De termijnen van de aanvraag worden aangepast, met als gevolg dat de spoedprocedure wegvalt.

  • A/A+ evenementen:
    Dit zijn de grote evenementen die in Hoogstraten worden georganiseerd. Bijv. Superprestige, Antilliaanse feesten, Heilig Bloed,… Evenementen waar het aantal bezoekers of deelnemers bedraagt meer dan 1000. Er is een verkeerswijziging (en aangepast politiereglement) nodig, welke impact heeft op een hoofdweg. Voor een A+ evenement is er een kampeergelegenheid op het evenement.
    Het aanvraagtermijn voor een A+ evenement telt 180 kalenderdagen. Dit geeft de verschillende diensten de tijd om de nodige veiligheidsmaatregelen te treffen. Voor een A- evenement aan te vragen tellen 90 kalenderdagen.
     
  • B-evenementen:
    Dit zijn evenementen zoals onze gekende jeugdfuiven, circussen, kermissen,… De inname van openbaar domein duurt langer dan 24u. Of er is een verkeerswijziging nodig. Of er stelt zich een veiligheidsrisico (zoals jeugdfuiven). De verkeerswijziging heeft geen impact op de hoofdwege en het aantal bezoekers bedraag niet meer dan 1000. De aanvraagtermijn voor een B- evenement telt 75 kalenderdagen.
     
  • C-evenementen:
    Dit zijn de kleinere evenementen zoals een vatje in de parochiezaal, een spel zonder grenzen op het openbaardomein, terrasuitbreiding tijdens een bestaand evenement zoals de kermissen. Het aantal bezoekers of deelnemers bedraagt niet meer dan 1000. De inname van openbaar domein duurt niet langer dan 24u. Er is geen verkeerswijziging (en geen aangepast politiereglement) nodig. Er stelt zich geen veiligheidsrisico.
    De aanvraagtermijn voor C- evenementen is 30 kalenderdagen. Voor elk nieuw evenement onder categorie C, dient het evenementenloket de aanvraag binnen 75 kalenderdagen binnen te hebben.

De Spoedprocedure vervalt
Door de aanpassingen van de termijnen vervallen de spoedprocedures. Bent  u te laat voor het indienen van uw aanvraag kunnen er geen uitzonderingen gemaakt worden. Pas wanneer de aanvraag volledig (met inplantingsplannen,…)  bij het evenementenloket ingediend werd, wordt bekeken of de termijnen gerespecteerd werden.

Voor meer informatie kan u steeds terecht op onze website: www.hoogstraten.be/evenementenloket of via mail naar evenementen@hoogstraten.be