Stad Hoogstraten verbetert haar dienstverlening

Het stadsbestuur van Hoogstraten zet sterk in op dienstverlening en klantvriendelijkheid. Vanaf begin september kan u voor al uw persoonlijke documenten terecht op één adres. Daarnaast wordt alles in stelling gezet om een sterkere, betere en efficiëntere dienstverlening te kunnen aanbieden. “Hoe kunnen we onze burgers zo weinig mogelijk tijd laten spenderen in het stadhuis?” en “Hoe bieden we hen zo veel mogelijk privacy?”, dat waren de hamvragen die het stadsbestuur vooropstelde.

Efficiëntere dienstverlening

Momenteel staan er op bepaalde momenten wachtrijen in het stadhuis. Dat zal binnenkort veranderen. Het stadsbestuur heeft zich namelijk tot doel gesteld om de mensen zo efficiënt mogelijk te willen helpen en de wachttijd voor burgers zo beperkt mogelijk te houden.

Daarom wordt begin september het klantgeleidingssysteem geïntroduceerd. Dit systeem verwijst u naar het juist loket en geeft iedereen een volgnummer. Zo moet u ook niet meer zelf op zoek gaan naar de precieze plek waar u moet zijn en is het duidelijk wanneer u aan de beurt bent. Afhankelijk van uw vraag, neemt het bezoek in het stadhuis een korte of een iets langere tijd in beslag. Tijdens de korte bezoeken, zoals het ophalen van een reispaspoort, zal u in de toekomst enkel langs het onthaal moeten passeren (snelloket), zodat u niet aan een loket moet wachten.

We introduceren ook de mogelijkheid om op afspraak te werken. Dat heeft twee voordelen: enerzijds kan u dan op het stadhuis terecht buiten de officiële openingsuren, wat het voor uw agenda makkelijker maakt. Anderzijds heeft dit als voordeel dat onze medewerkers de nodige tijd kunnen nemen om u te helpen.

Tot slot willen we u ook beter informeren via de digitale schermen die in de inkomhal zijn geplaatst. Deze heten u van harte welkom in het stadhuis en bieden de nodige informatie, zoals de indeling van de vergaderzalen en de UiT-kalender. Anderzijds staat er ook een touchscreen ter uwer beschikking, waardoor de informatiehoek met al zijn brochures uitgebreid wordt met een digitale informatiebron waar u onze website kan raadplegen.

Bovendien introduceerde het stadsbestuur in juli 2016 het e-loket. Hierdoor zijn heel wat diensten beschikbaar via onze website, waarvoor u dus zelf geen verplaatsing meer móet doen naar het stadhuis. Uw adreswijziging, een bewijst van woonst, het getuigschrift van inschrijving, een aanvraag voor een evenement; dat zijn allemaal zaken die u, als u wil, van thuis uit in orde kan brengen.

Uw privacy

Vandaag zijn er in het stadhuis open balies, waardoor burgers en medewerkers elkaar ongewild kunnen horen en storen. Dergelijke ongewenste situaties willen we in de toekomst vermijden. Daarom wordt de locatie van de dienst burgerzaken volledig omgebouwd. Er worden spreekkamers geïnstalleerd, waar medewerkers mensen kunnen ontvangen met de nodige gegarandeerde privacy. 

Eén locatie

Ook voor de vreemdelingendienst en het strafregister staat een grote wijziging op til. Vanaf september zal u vanuit het stadhuis in Hoogstraten niet meer doorverwezen worden naar het historisch gemeentehuis van Meer om, bijvoorbeeld, uw uittreksel uit het strafregister af te halen. U kan vanaf dan op één locatie, in het stadhuis, alle documenten opvragen en uw dossier afhandelen. Deze grote vooruitgang en administratieve vereenvoudiging spreekt voor zich.

Vanuit dat oogpunt werken stad en OCMW Hoogstraten trouwens ook aan een integratie van hun diensten. Door één organisatie te worden is het de bedoeling dat burgers in de toekomst met al hun vragen nog maar op één centraal adres moeten zijn. Bovendien wordt dan ook de kennis en ervaringen tussen medewerkers maximaal gedeeld, wat ongetwijfeld de dienstverlening nog meer ten goede komt.

Verbouwingen

Om deze versterkte dienstverlening waar te kunnen maken, zijn een aantal grondige ingrepen nodig in het stadhuis. Deze worden gefaseerd uitgevoerd om de dienstverlening vanuit het stadhuis ook tijdens de werken wel te laten doorlopen.

Vanaf 31 juli starten de werkzaamheden bij de dienst burgerzaken op het gelijkvloers van het administratief centrum. Ze zullen duren tot begin september. Dit zal tijdelijke hinder tot gevolg hebben omdat u tijdens deze werken niet ontvangen kan worden aan de vertrouwde balie. Er zullen voorlopige loketten voorzien worden in de inkomhal, waar onze medewerkers u tijdens de bouwwerken graag verder helpen. Graag verontschuldigen wij ons nu alvast voor de ongemakken en vragen wij enigszins begrip voor de situatie.