Hulp bij het organiseren van jouw activiteit
Als je een activiteit organiseert, kan je ongetwijfeld wat hulp gebruiken. Er komt immers veel kijken bij de organisatie van een activiteit, of die nu groot of klein is. Hieronder geven we je alvast wat tips en richtlijnen mee die je kunnen helpen bij het organiseren van een succesvolle vrijetijdsactiviteit.
UiTnetwerk, UiTdatabank, Uit in Vlaanderen, UiT in Hoogstraten, … het kan soms een heel kluwen lijken, daarom schetsen we graag nog eens hoe al deze termen zich ten opzichte van elkaar verhouden.
De Vlaamse overheid stelde Publiq (voorheen CultuurNet) aan voor het consolideren, verhogen en verbreden van de participatie in het vrijetijdsaanbod, en dan in het bijzonder in het cultuur-, jeugd- en sportaanbod. Publiq, dat zijn communicatiespecialisten die ervoor zorgen dat mensen en activiteiten elkaar maximaal vinden. Dat doen ze onder andere door een uitgebreid partnernetwerk. Stad Hoogstraten is, net als 95% van de Vlaamse steden en gemeenten, partner van het UiTnetwerk en maakt gebruik van het ‘UiTlabel’.
Om ervoor te zorgen dat mensen maximaal kunnen deelnemen aan het vrijetijdsaanbod heeft Publiq sterk ingezet op het verzamelen en filteren van vrijetijdsactiviteiten. Het fundament daarbij is de UiTdatabank. Hierin geven organisatoren zelf hun activiteiten in. De databank fungeert als basis voor de website en zoekrobot van UiT in Vlaanderen. Op deze pagina kan je alle activiteiten van heel Vlaanderen doorzoeken. Echter, er worden ook meer specifieke pagina’s afgeleid uit de UiTdatabank, bijvoorbeeld: UiTmetVlieg (kinderaanbod), cultuurkuur (scholenaanbod), UiTpas (vrijetijdspas) of UiT in Hoogstraten (lokale aanbod). Maar ook tal van organisaties, zoals kranten en magazines, putten uit de UiTdatabank om activiteiten op te nemen in printmedia. Invoeren in de UiTdatabank loont dus!
TIP: Voor verschillende subsidieaanvragen bij Stad Hoogstraten is het noodzakelijk dat je je activiteit invoert in de UiTdatabank!
LEESTIP: www.uitnetwerk.be: ontdek er tip en tricks voor jouw vrijetijdscommunicatie, inspirerende praktijkvoorbeelden en boeiende opleidingen.
Stad Hoogstraten stelt verschillende communicatiekanalen ter beschikking die jij kan gebruiken voor de promotie van je vrijetijdsactiviteiten. Via de rode knop 'Communicatiehandboek' onderaan kan je een publicatie downloaden waarin je al de gemeentelijke communicatiekanalen terugvindt die je kan inschakelen ter promotie van jouw vrijetijdsactiviteiten. Zo kan je zelf wikken en wegen welke kanalen voor jouw activiteit interessant kunnen zijn. Je leest telkens aan welke voorwaarden je communicatie moet voldoen en hoe je gebruik kan maken van het betreffende kanaal.
De kanalen omvatten onder andere: digitale agenda op UiT in Hoogstraten, gedrukte UiT-katern in het Info'zine, spandoekframes en aanplakzuilen. Er wordt hard gewerkt aan het opstarten van een aantal bijkomende communicatiemogelijkheden.
Naast de kanalen die de stad ter beschikking stelt, zijn er uiteraard nog zeer veel mogelijkheden. Hieronder geven we, louter ter inspiratie, een aantal mogelijke opties mee. Deze lijst is geenszins volledig, maar je kan bijvoorbeeld denken aan redactionele aandacht in pers, (betalende) advertenties in gedrukte en digitale media, inschakelen sociale media, je eigen netwerk inschakelen of verdeling van drukwerk bij de middenstand. In het communicatiehandboek, zie onderaan de rode knop 'Communicatiehandboek', vind je meer uitleg over deze items.
Naast haar communicatiekanalen ter beschikking stellen, kan de stad je ook nog op andere manieren ondersteunen bij de organisatie van jouw activiteit.
Verhuur accommodatie
Stad Hoogstraten verhuurt diverse gebouwen en locaties die zij tot haar beschikking heeft voor het organiseren van vrijetijdsactiviteiten. Hoogstraatse verenigingen en inwoners kunnen hier steeds gebruik van maken mits ze voldoen aan de modaliteiten van de betreffende locatie. In sommige gevallen kan de gemeentelijke accommodatie ook gehuurd worden door niet-Hoogstraatse of commerciële gebruikers.
Je vindt al de beschikbare gemeentelijke infrastructuur, tezamen met particuliere infrastructuur, terug op de Zaalzoeker van deze webpagina.
UiTleendienst
Stad Hoogstraten voorziet in een gemeentelijke uitleendienst met diverse materialen die onder bepaalde voorwaarden ter beschikking worden gesteld aan organisatoren van evenementen op het Hoogstraats grondgebied.
Raadpleeg de catalogus en doe je aanvraag via deze webpagina.
Evenementenloket
Het evenementenloket is jouw eerste aanspreekpunt voor het organiseren en vergunnen van jouw evenement. Je kan het loket contacteren bij vragen. Zij kunnen je ook helpen bij het indienen van je vergunning voor je evenement. Een aanvraag dien je bij voorkeur digitaal in via de website van stad Hoogstraten.
Start jouw digitale evenementenaanvraag hier.
Drukwerk
Verenigingen kunnen hun drukwerk bij de stad Hoogstraten laten verzorgen aan gunstige voorwaarden. Het wordt verzorgd in zwarte inkt. Kleurenkopies zijn enkel mogelijk voor kaartjes om een parcours uit te stippelen. Drukwerk van privé-personen of groepen met een commercieel doel wordt niet aanvaard. Ook teksten met een partijpolitieke bedoeling worden geweigerd.
De stad Hoogstraten stelt diverse subsidiemogelijkheden ter beschikking aan verenigingen en particulieren. Deze kunnen helpen om een vrijetijdsactiviteit financieel beter draagbaar te maken. Je kan steeds het actueel overzicht van subsidies terugvinden op de website van de stad.
Bekijk het overzicht van de subsidiemogelijkheden hier.
Ontvang je een subsidie van de stad, dan ben je verplicht het logo ‘Met de steun van Stad Hoogstraten’ te vermelden in je communicatie! Vergeet ook niet dat je voor verschillende subsidies het logo van UiT in Hoogstraten moet vermelden en je activiteit moet registreren in de UiTdatabank! Je kan onderaan deze pagina de verschillende logo's downloaden.
Sinds 25 mei 2018 is de AVG van kracht, ook wel gekend als de GDPR. Deze Europese privacywetgeving heeft tot doel de privacy van burgers te waarborgen en ze te beschermen tegen ongewenste en onrechtmatige inbreuk hierop. Iedereen moet deze verordening volgen, dus ook verenigingen. Dit wil zeggen dat je niet zomaar de persoonsgegevens van bezoekers of klanten kan of mag bijhouden. Je mag mensen dus ook niet ongevraagd contacteren voor de promotie van een activiteit. Zorg dat je dus steeds in regel bent met deze privacywetgeving.
Op de website van de Vlaamse overheid lees je meer over de AVG.
Organiseer je een activiteit waarbij je muziek gebruikt, zal je quasi altijd een of andere vorm van auteursrechten moeten betalen. Het is belangrijk dat je jezelf hiermee in regel stelt. Bekijk steeds of je SABAM of Billijke Vergoeding moet betalen. Dit is tegenwoordig vereenvoudigd door het nieuwe platform UNISONO dat SABAM, SIMIM en Playright verenigt in één aanvraag. Je kan er steeds een simulatie maken om te kijken hoeveel auteursrechten je dient te betalen.
Meer informatie over auteursrechten en de digitale aanvraagmodule vind je hier.
Werk je voor de organisatie van je event met vrijwilligers? Zorg dat dan je voldoende aandacht hebt voor hun veiligheid en welzijn. Vrijwilligers zijn immers onmisbaar in de realisatie van talloze evenementen en activiteiten. Je toont je dankbaarheid door een verzekering af te sluiten voor hen. Hiervoor kan je beroep doen op de gratis vrijwilligersverzekering van de Vlaamse Overheid.
Je kan je aanvraag starten op https://vrijwilligersverzekering.vlaanderen.be/.
Op deze pagina lees je over diverse communicatiemogelijkheden en ondersteuningsvormen voor jouw activiteit. Maar misschien ben je nog niet zo ver en heb je nog een heleboel vragen over hoe je de organisatie van een evenement nu best aanpakt en welke zaken daar allemaal bij komen kijken. Dan raden we je zeker aan om een kijkje te nemen op www.ikorganiseer.be, een initiatief van Formaat, de federatie van jeugdhuizen. Op deze website vind je een berg informatie over alle aspecten van eventorganisatie. Het spitst zich toe op muziekevenementen, maar veel aspecten kan je uiteraard eenvoudig vertalen naar andere soorten evenementen. Je leest er alles over begrotingen, vrijwilligersverzekering en -vergoedingen, auteursrechten, geluidsnormen, checklists, duurzaamheidsmeters,…
Lees alle informatie op www.ikorganiseer.be.